אולמות כנסים לא חסר וכדי לבחור את האולם הטוב ביותר בשבילכם צריך לעבור תהליך שיתבצע בקפידה תוך התחשבות בפרטים הקטנים ביותר שיתנו מענה לצרכים הגדולים ביותר. מיקום, מס’ אולמות, סוג הכיבוד והאוכל, המחיר ועוד…

אז במה צריך להתחשב?
בראש ובראשונה בררו עם מרכז הכנסים האם הוא יכול לספק לכם מספיק אולמות בתאריכים שבחרתם, תמיד עדיף לבחור תאריכים שבהם לא מתקיים שום אירוע באולמות בכנסים חוץ משלכם כך תוכלו להבטיח שכל תשומת הלב של בעלי האולם תהיה כלפיכם.

מתקנים וציוד נלווה
בדקו מהם הצרכים שלכם, וודאו עם בעלי האולם מה בדיוק הם מספקים ולמה אתם תצתרכו לדאוג, יש לקחת בחשבון שבאולמות כנסים לא תמיד יש את כל הציוד הנדרש ולפעמים צריך להוציא הוצאות נוספות על מחשבים נוספים, מקרנים, תאורה מסויימת, מערכת בגברה וכדומה..

כיבוד ואוכל
אחרי שאתם יודעים כמה אנשים הולכים להגיע מתוך כמות המוזמנים צריך לדאוג לאוכל שיהיה שיעמוד בציפיות וירגיע את הבטן של הנוכחים כאשר הנואמים יעלו לדוכן. כאשר אתם דואגים לשירות הסעדה, בררו האם בעל האולם דואג לזה או שאתם צריכים להביא חברה חיצונית, אם כן בררו האם האולם מציע שירותי מצלרות או לא.

בקרו באולמות כנסים שונים עד שתמצאו אחד שימצא חן בעיניכם. אל תתפשרו על אולמות קטנים ולא ראויים. בדקו את דרכי ההגעה, שיהיה קל לאורחים להגיע, עשו סיבוב בשירותים של המקום, בחוץ ובפנים. התרשמו מהמקום כאילו הייתם אורחים בכנס בעצמכם. אם אהבתם את מה שראיתם תתקדמו לסגירת התנאים וחתימת חוזה.

טיפ חשוב: כאשר אתם מתכננים את סדר היום, חשוב מאוד שתשאירו את הנוכחים מרוכזים ומעוניינים במה שיש לנואמים ולמרצים להגיד. עשו זאת ע”י בניית ציפיה לפני כל נואם ונואם. חלקו את הנואמים שיוצרים הכי הרבה עניין ופזרו אותם באופן מושכל לאורך לוח הזמנים כך שלא יוצר מצב שהנואמים ה”מעניינים” יותר ינאמו בהתחלה ובשאר היום ינאמו נואמים מעניינים פחות.

לאחר שסגרתם אחד מבין אולמות הכנסים הרבים וסידרתם כל מה שצריך מבחינת ציוד, כיבוד וכל השאר. אל תשכחו לייצר עניין אצל האוחרים העתידים להגיע. בין אם זה בצורה שיווקית כלפי חוץ במקרה של לקוחות ובין אם זה בצורה שיווקית עדינה יותר כלפי העובדים שבתוך החברה אם הם המבקרים בכנס.