הפקת כנסים הפכה בשנים האחרונות לאופציה פופולארית מאוד. לא מעט חברות וארגונים שונים מפיקים כנסים לטובתם. מדובר על כנסים וימי עיון בנושאים שונים אשר מתאימים לקהלי יעד שונים, כול עובדי חברה, משקיעים פוטנציאלים לצורך קיום שיתוף פעולה בעתיד ועוד. הפקת כנסים מראה על מקצועיות ומיקוד של החברה, אשר מביא ערך מוסף לארגון בעתיד. הפקת כנסים היא השקעה חכמה לחברה לטווח הרחוק.

?מהו כנס

שמדובר על כנס מדובר לרוב על התכנסות קבוצה מסוימת אשר דנה על נושא מסוים יום שלם, כאשר הוא כולל בין היתר הרצאות שונות במהלך היום וארוחת צהריים או כיבוד קל. כנסים לרוב דנים בנושאים שונים והם מביאים ערך מוסף לארגון. חברה אשר מפיקה כנסים עושה רושם חיובי של חברה משקיעה ואיכותית אשר חשוב לה רווחת העובדים וכן שיתוף פעולה עם חברות שונות בעלי אינטרסים שונים. לכן, הפקת כנסים היא דרך מצוינת להכיר אנשים שונים ועובדים בעלי אינטרסים דומים ולהעביר להם מידע רלוונטי אשר הכרחי להם.

?מה חשוב לדעת שמפיקים כנס

בטרם החלטתם על הפקת כנס, חשוב שתראו עוד הפקות כנסים שונים. וזאת מאחר שהפקה נכון של כנס תביא לכם בעתיד השקעה. לכן בטרם תחליטו על הפקת כנסים בעתיד, חשוב שתתחשבו בפרמטרים הבאים:

בחירת תאריך לכנס– יש לבחור תאריך לכנס לפי זמינות המשתתפים, וכמו כן לפי תקופות עומס בחברה עצמה. כך שאם אתם בעיצומו של פרויקט חשוב ועמוס, אז גוזל מכם זמן יקר עדיף לדחות את הכנס לזמן נוח יותר על מנת שיצליח.

רשימה מסודרת של משתתפים- יש להכין רשימה מסודרת של המשתתפים אשר אמורים לקחת חלק בכנס.

בחירת מקום לכנס- יש לבחור מקום מתאים לכנס, מקום אשר ישדר מקצועיות והשקעה ושמתאים לרוח הכנס והמשתתפים בו. בית מלון, אולם אירועים יתאימו להפקת הכנס. חשוב שהמקום יהיה מרווח, נוח ונגיש מבחינת תחבורה ציבורית.

אביזרים שונים- יש לדאוג לאביזרים שונים אשר יחולקו בכנס כגון: חוברות עיון, עלון המסביר על הכנס וסדר האירועים, מתנות קטנות עם לוגו החברה, כיבוד איכותי ויוקרתי לרוב מדובר על ארוחת צהריים.

לעמוד בתקציב- יש להקציב תקציב לכנס אשר יש לעמוד בו, את התקציב תצטרכו לחלק בין ספקים וגורמים שונים בצורה מוצלחת ולהשתדל לא לחרוג ממנו.