Posts Tagged “אולם כנסים”

הכנס השישה עשר -מרכז כנסים

gallery_img_RArBeeQwoh800nVE

אנחנו חברה גדולה שעושה הרבה כנסים לעובדים שלה ולקולגות במקצוע.

 

מכיוון שאנו מפיקים כנס לפחות פעם בחודש, חיפשנו מרכז כנסים שיהווה עבורנו בסיס ובית.

 

חיפשנו מרכז כנסים שיהיה קרוב למשרדי החברה ובו נוכל להפיק באופן קבוע את הכנסים שלנו.

 

כשאר יצאנו לחיפוש מרכז כנסים מתאים, הרגשנו כאילו אנו בוחרים אולם אירועים לחתונה שלנו ואולי אפילחו יוצתר מכך.

מכיוון שאין אנו מחפשים מרכז כנסים לאירוע חד פעמי, אלא מעוניינים בבסיס קבע, מרכז כנסים שיהווה עבורנו בית חם לכל כנס שרק נרצה להפיק.

היה לנו חשוב שמרכז כנסים שנבחר יענה על ציפיותינו.

ישבנו וחשבנו מהן הציםפיות שלנו ממרכז כנסים שישרת אותנו בשנים הקרובות באופן קבוע וערכנו רשימה.

 

היה לנו חשוב שיהיה זה מרכז כנסים בקרבה גאוגרפית למשרדי החברה. כדי שיהיה נגיש לכלל העובדים והעינות תהיה רבה בין עובדי החברה היה חשוב למצוא מקום במרכז הארץ.

 

הדבר השני שחבנו עליו היה מרכז כנסים זמין שיהיה פנוי עבורנו לפחות אחת לחודש ואם נצטרך גם מעבר לכך שנוכל להכניס עוד כנס בהתראה קצרה ולא להמתין חודשים עד שיתפנה מקום.

 

מרכז כנסים שיתן לנו עדיפות היה עיקר ציפיותינו.

 

הדבר הנוסף והחשוב בחפשנו אחר מרכז כנסים מתאים , היה שהמקום יהיה מקצועי ולא רק מקום פםיזי, שיהיה בו צוות עובדים מקצועי ונכון לעבודה קשה וקפדנית. מקום שיקפיד על כל החוקים והכללים של הפקת כנסים, כדי שאנו נוכל להפיק דרכם את הכנסים המוצלחים ביותר.

 

היה לנו חשוב גם המראה של מרכז הכנסים. חיפשנו מקום שלא יהיה בנאלי וישדר שיעמום וכבדות, שלא יהיה בעל סגנון מנוכר או מבוגר מדי.

אחרי הכל רב העובדים שלנו הם בטווחי גילאים צעיר וחושב לייצר עבורם סביבת עבודה מתאימה שהיא מרעננת, חדשנית תוססת וצעירה.

 

חשוב היה לנו גם לבחור במקום שיגע לחדש ולהתחדש. כיוון שאנו נערוך בו כנסים באופן קבוע, רצינו מקום שידע להתלבש בכל כנס בבגדים חדשים ומגוונים. שידע לייצר אוירות שונות בהתאם לצרכי הכנס ובכל פעם להמציא את עצמו מחדש.

 

לאחר שעשינו את כל הרשימה הארוכה הזאת, הדרך היתה פשוטה וישירה ומצאנו בדיוק את המקום המושלם למרכז כנסים קבוע.

מתכננים כנס? -הפקת כנסים

gallery_img_7HyDYbqM3CeEbHe3 (1)

הפקת כנסים יכולה להיות משימה לא פשוטה למי שאינו מבין בתחום ואינו מפיק כנסים מקצועי.

יש לא מעט חברות שמתעסקות בהפקת כנסים ויכולות לעשות זאת עבורך. הם אלו שידאגו למקום מתאים, לאוכל ולכל האביזרים והאמצעים הטכנולוגיים שצריך ואתם תצטרכו רק להביא את האורחים ואת התכנים.

 

אם החלטתם שאתם רוצים לארגן את הפקת כנסים בעצמכם חשוב שתדעו כמה פרטים חשובים על הפקת כנסים.

 

הדבר הראשון שאתם חייבים לדעת על הפקת כנסים הוא שלכל כנס יש מבנה מסויים שחשוב לשמור עליו ולא משנה מי הם המוזמנים ומה נושא הכנס. נסיון רב שנים בהפקת כנסים מלמד כי המסגרת הטובה ביותר להצלחתו של הכנס היא בצורה מסויימת וכדאי שתאמצו אותה אותה ולא תבנו לעצמכם לוז משלכם רק בגלל שאתם לא מנוסים בהפקת כנסים.

 

המסגרת הקבועה שעובדת ומוכיחה את עצמה בהפקת כנסים היא כזו. התכנסות בשעה מסויימת באולם הכנסים והגשת אוכל קל, אפרטיפים ושתיה והזדמנות למינגלינג חופשי של המוזמנים לכנס.

כדאי לתת את הזמן לכך בין חצי שעה לארבעים וחמש דקות. חשיבות ההתכנסות החופשית הזאת היא רבה, בה נוצרים קשרים חדשים, נערכות פגישות מזדמנות ומעמיקים יחסים ישנים. זו הזדמנות ליצור יחסי קרבה מקצועיים ולרכוש קולגות חדשים, להחליף כרטיסי ביקור ולשמוע בשיחות חופםשיות על מיזמים ותוכניות.

 

אחרי הזמן החופשי חשוב לתת תכנית עיקרית שתהווה את גוף האירוע. לכל הפקת כנסים יש תכנית בסיסית והיא התוכן העיקרי לשמו התכנסנו. חשוב לתת את התוכן הזה לאחר הזמן החופשי כדי לקבץ את כל האורחים יחד ולרכז אותם סביב הרצאה, מצגת או מופע כזה או אחר.

 

על התוכן הזה להיות בזמן מוקצב של לא יותר משעה. ניתן לעשות הפסקה לאחר שעה ולגשת לאוכל ולזמן חופשי ולהמשיך אותו אחרי ההפסקה או לסיימו לאחר שעה ואחר כך לתת כחצי שעה זמן לדינמיקה קבוצתית או לזמן אישי של בחרי הכנס לשאלות, הודעות או אמירות מול כל האורחים. חלק זה חייב להיות דינמי וענייני

 

בסוף החלק השלישי רצוי לת עוד מעט זמן לאחרוני האורחים שמעונינים לדבר זה עם זה ולסכם ביניהם דברים אחרי הכנס, ולא לסגור את שערי הכנס מיד בתום התוכנית.

 

הפקת כנסים ניתן לעשות גם לבד אם שומרים על הכללים או החוקיות המנצחת, כך שכל הפקת כנסים תצליח.