Posts Tagged “הפקת כנסים”

מתכננים כנס? -הפקת כנסים

gallery_img_7HyDYbqM3CeEbHe3 (1)

הפקת כנסים יכולה להיות משימה לא פשוטה למי שאינו מבין בתחום ואינו מפיק כנסים מקצועי.

יש לא מעט חברות שמתעסקות בהפקת כנסים ויכולות לעשות זאת עבורך. הם אלו שידאגו למקום מתאים, לאוכל ולכל האביזרים והאמצעים הטכנולוגיים שצריך ואתם תצטרכו רק להביא את האורחים ואת התכנים.

 

אם החלטתם שאתם רוצים לארגן את הפקת כנסים בעצמכם חשוב שתדעו כמה פרטים חשובים על הפקת כנסים.

 

הדבר הראשון שאתם חייבים לדעת על הפקת כנסים הוא שלכל כנס יש מבנה מסויים שחשוב לשמור עליו ולא משנה מי הם המוזמנים ומה נושא הכנס. נסיון רב שנים בהפקת כנסים מלמד כי המסגרת הטובה ביותר להצלחתו של הכנס היא בצורה מסויימת וכדאי שתאמצו אותה אותה ולא תבנו לעצמכם לוז משלכם רק בגלל שאתם לא מנוסים בהפקת כנסים.

 

המסגרת הקבועה שעובדת ומוכיחה את עצמה בהפקת כנסים היא כזו. התכנסות בשעה מסויימת באולם הכנסים והגשת אוכל קל, אפרטיפים ושתיה והזדמנות למינגלינג חופשי של המוזמנים לכנס.

כדאי לתת את הזמן לכך בין חצי שעה לארבעים וחמש דקות. חשיבות ההתכנסות החופשית הזאת היא רבה, בה נוצרים קשרים חדשים, נערכות פגישות מזדמנות ומעמיקים יחסים ישנים. זו הזדמנות ליצור יחסי קרבה מקצועיים ולרכוש קולגות חדשים, להחליף כרטיסי ביקור ולשמוע בשיחות חופםשיות על מיזמים ותוכניות.

 

אחרי הזמן החופשי חשוב לתת תכנית עיקרית שתהווה את גוף האירוע. לכל הפקת כנסים יש תכנית בסיסית והיא התוכן העיקרי לשמו התכנסנו. חשוב לתת את התוכן הזה לאחר הזמן החופשי כדי לקבץ את כל האורחים יחד ולרכז אותם סביב הרצאה, מצגת או מופע כזה או אחר.

 

על התוכן הזה להיות בזמן מוקצב של לא יותר משעה. ניתן לעשות הפסקה לאחר שעה ולגשת לאוכל ולזמן חופשי ולהמשיך אותו אחרי ההפסקה או לסיימו לאחר שעה ואחר כך לתת כחצי שעה זמן לדינמיקה קבוצתית או לזמן אישי של בחרי הכנס לשאלות, הודעות או אמירות מול כל האורחים. חלק זה חייב להיות דינמי וענייני

 

בסוף החלק השלישי רצוי לת עוד מעט זמן לאחרוני האורחים שמעונינים לדבר זה עם זה ולסכם ביניהם דברים אחרי הכנס, ולא לסגור את שערי הכנס מיד בתום התוכנית.

 

הפקת כנסים ניתן לעשות גם לבד אם שומרים על הכללים או החוקיות המנצחת, כך שכל הפקת כנסים תצליח.

כשעבודה משתלבת עם הנאה -אירוע עסקי

gallery_img_DsZXNtJ1heU3XZS8

תיכנון אירוע עסקי היא משימה מאתגרת. לכל אירוע עסקי יש להתכונן בצורה נכונה כיוון שהאפקט שלה הוא רב עוצמה, ולכן אספתי בשבילכם כמה טיפים לתיכנון מושלם של אירוע עסקי מושלם.

הטיפ הראשון והחשוב ביותר הוא להכיר את העסק.

 

יש להבין על מה נסוב האירע עסקי לפני שמתכננים אירוע שכזה. מי הם קהל היעד של האירוע וסביב מה נסוב האיורע עצמו. לאחר שנגדיר את השלב הזה, יהיה לנו קל יוצתר להיכנס לאווירה וחלשוטב על רעיון מתאים בדיוק.

 

הטיפ השני בהפקת אירוע עסקי הוא לבחור את המקום בצורה שתהלום את הקהל ותשלב בצורה הרמונית את קהל העמיתים שמגיעים לאירוע עסקי והמקום בו הוא נערך.

 

כך למשל לא נבחר לאירוע עסקי של עורכי דין המגיעים בחליפות ועניבות, גן אירועים עם פופים ומזרטני ישיבה, פינות ישיבה עם נרגילות ושטיחי צמר פרושים על הרצפה.

 

יש חשיבות להלימה של סגנון המקום והעיצוב שלו לקהל היעד וזאת כדי שהאורחים שמגיעים לאירוע עסקי שכזה ירגישו בבית, ירגישו נח, בסביבה מוכרת וטבעית להם.

 

כך למשל נבחר בהחלט את המקום הקודם לאירוע עסקי של מטפלים אלטרנטיביים ולאירוע עסקי של עורכי דין נבחר אולם רשמחי יותר.

 

טיפ נוסף וחשוב בואנו לתכנן אירוע עסקי טוב, הוא לברר אילו אירועים עיסקיים היו בעבר לאותו קהל יעד. ברגע שנדע באילו אירועים היו עד עכשיו, מה היה באירוע ונוכל לדלות פרטים על שביעות הרצון מהאירועים הקודמים, נוכל גם להפיק לקחים חשובים לגבי האירוע עסקי שאנו מתכננים.

 

נדע אילו נקודות יש לשפר או אולי מה הנוסחא המנצחת שעבדה כמו קסם ושווה מאוד לחזור עליה.

אל תתביישו לעבור בין מספר אורחים שעתידים להגיע לאירוע עסקי ולשאול אותם מספר שאלות כדי שאלו יהיו המפתח להצלחת האירוע עסקי המתוכנן הבא.  זיכרו, ידע הוא כח, ברגע שתדעו הרבה על מה שהיה תוכלו לעשות הרבה בקשר למה שעתיד להיות.

 

טיפ אחרון ונחמד. נסו לשלב מספר דברים יחד באירוע עסקי שלכם.

את התוכן המרכזי תכננו היטב אבל קחו עוד לפחות שני אלמנטים שישברו שיגרה, שיפיגו שיעמום ובאנליות וצקו לו תוכן וקדמו אותו בתוך האירוע המתוכנן. זה יפתיע, יצור עניין ויזכר הרבה שנים קדימה.