Posts Tagged “כנסים”

הפקת כנסים -כל השלבים בדרך לכנס

gallery_img_npfqwkfxwy5mvY96

הפקת כנסים יכולה להיות משימה מורכבת ומאתגרת. יש לא מעט חברות שעוסקות בהפקת כנסים מסוגים שונים ומעניקות פתרונות מגוונים לכנסי עבודה בכל מיני נושאים ובמיגוון סדרי גודל.

אחד הדברים הכי חושבים בהפקת כנסים הוא המקום בו יתקיימו הכנסים. כשאר יש מיקום מושלם, אם אולם כנסים איכותי או גן אירועים שיכול להכיל את כלל המוזמנים באוירה נעימה ומכובדת, כי אז חצי מהעבודה כבר נעשתה.

כאשר בוחרים אולם או מקום כחלק מהפקת כנסים, יש לקחת בחשבון לא מעט גורמים:

האחד הוא הנגישות, אולם כנסים חייב להיות במרחק סביר לרב המוזמנים ולא ניתן ברב המקרים להפיק כנס בגליל העליון כשרב המוזמנים הם מאזור מרכז ודרום. הפקת כנסים של כנסים ארוכים, לעומת זאת הנפרשים על מספר ימים, יכולה לקחת בחשבון גם מקומות מרוחקים יותר, בתנאי שתהיה לינה במקום והסעות אם יש צורך.

הדבר השני החשוב מאוד בהפקת כנסים ובחירת המקום המושלם לכנס, הוא להתאים את אולם הכנסים לאופי הנושא והמוזמנים. מה זה אומר? נכון שניתן לעצב כל מקום לפי הצורך, אך עדיין קיים חלל מסויים בעל אופי מסויים וחושב שיתאים באווירה ובסגנון לאופי הכנס. למשל, כנס של עורכי דין ומשפטנים מתאים שיהיה באולם קלאסי ומעונב במקצת ולא בגן אירועים עם פינות זולה, מחצלות ופופים. עורכי דין ועוסקים במלאכת המשפט שיגיעו לכנס מעונבים בחליפות לא בטוח שיתחברו לישיבה שכזו. כך למשל כנס של מעצבים לא יסתפקו באולם כנסים סולידי ויתחברו יותר לאולם בעיצוב מודרני, עדכני וחדיש. ולכן יש לתת את הדעת בהפקת כנסים לסוג האולם בו בוחרים לקיים את הכנס.

דבר נוסף חשוב בבחירת אולם לכנסים הוא שיתאים למספר המוזמנים, כלומר שיהיה חלל מספיק גדול שיכיל א כולם ולא יהיה צפוף, אך גם לא ענק שירגיש ריק ומנוכר מדי.

אלו רק השלבים הראשונים בהפקת כנסים, כי מעבר לבחירת המקום, יש עוד משימות בדרך לכנס המושלם. חשוב לעבוד בשיתוף פעולה עם מזמינ הכנס, אחרי הכל כל כנס הוא משהו אחר, ייחודי ובעל שפה משלו ואין כנס אחד דומה למישנהו.

הכנס השישה עשר -מרכז כנסים

gallery_img_RArBeeQwoh800nVE

אנחנו חברה גדולה שעושה הרבה כנסים לעובדים שלה ולקולגות במקצוע.

 

מכיוון שאנו מפיקים כנס לפחות פעם בחודש, חיפשנו מרכז כנסים שיהווה עבורנו בסיס ובית.

 

חיפשנו מרכז כנסים שיהיה קרוב למשרדי החברה ובו נוכל להפיק באופן קבוע את הכנסים שלנו.

 

כשאר יצאנו לחיפוש מרכז כנסים מתאים, הרגשנו כאילו אנו בוחרים אולם אירועים לחתונה שלנו ואולי אפילחו יוצתר מכך.

מכיוון שאין אנו מחפשים מרכז כנסים לאירוע חד פעמי, אלא מעוניינים בבסיס קבע, מרכז כנסים שיהווה עבורנו בית חם לכל כנס שרק נרצה להפיק.

היה לנו חשוב שמרכז כנסים שנבחר יענה על ציפיותינו.

ישבנו וחשבנו מהן הציםפיות שלנו ממרכז כנסים שישרת אותנו בשנים הקרובות באופן קבוע וערכנו רשימה.

 

היה לנו חשוב שיהיה זה מרכז כנסים בקרבה גאוגרפית למשרדי החברה. כדי שיהיה נגיש לכלל העובדים והעינות תהיה רבה בין עובדי החברה היה חשוב למצוא מקום במרכז הארץ.

 

הדבר השני שחבנו עליו היה מרכז כנסים זמין שיהיה פנוי עבורנו לפחות אחת לחודש ואם נצטרך גם מעבר לכך שנוכל להכניס עוד כנס בהתראה קצרה ולא להמתין חודשים עד שיתפנה מקום.

 

מרכז כנסים שיתן לנו עדיפות היה עיקר ציפיותינו.

 

הדבר הנוסף והחשוב בחפשנו אחר מרכז כנסים מתאים , היה שהמקום יהיה מקצועי ולא רק מקום פםיזי, שיהיה בו צוות עובדים מקצועי ונכון לעבודה קשה וקפדנית. מקום שיקפיד על כל החוקים והכללים של הפקת כנסים, כדי שאנו נוכל להפיק דרכם את הכנסים המוצלחים ביותר.

 

היה לנו חשוב גם המראה של מרכז הכנסים. חיפשנו מקום שלא יהיה בנאלי וישדר שיעמום וכבדות, שלא יהיה בעל סגנון מנוכר או מבוגר מדי.

אחרי הכל רב העובדים שלנו הם בטווחי גילאים צעיר וחושב לייצר עבורם סביבת עבודה מתאימה שהיא מרעננת, חדשנית תוססת וצעירה.

 

חשוב היה לנו גם לבחור במקום שיגע לחדש ולהתחדש. כיוון שאנו נערוך בו כנסים באופן קבוע, רצינו מקום שידע להתלבש בכל כנס בבגדים חדשים ומגוונים. שידע לייצר אוירות שונות בהתאם לצרכי הכנס ובכל פעם להמציא את עצמו מחדש.

 

לאחר שעשינו את כל הרשימה הארוכה הזאת, הדרך היתה פשוטה וישירה ומצאנו בדיוק את המקום המושלם למרכז כנסים קבוע.

מתכננים כנס? -הפקת כנסים

gallery_img_7HyDYbqM3CeEbHe3 (1)

הפקת כנסים יכולה להיות משימה לא פשוטה למי שאינו מבין בתחום ואינו מפיק כנסים מקצועי.

יש לא מעט חברות שמתעסקות בהפקת כנסים ויכולות לעשות זאת עבורך. הם אלו שידאגו למקום מתאים, לאוכל ולכל האביזרים והאמצעים הטכנולוגיים שצריך ואתם תצטרכו רק להביא את האורחים ואת התכנים.

 

אם החלטתם שאתם רוצים לארגן את הפקת כנסים בעצמכם חשוב שתדעו כמה פרטים חשובים על הפקת כנסים.

 

הדבר הראשון שאתם חייבים לדעת על הפקת כנסים הוא שלכל כנס יש מבנה מסויים שחשוב לשמור עליו ולא משנה מי הם המוזמנים ומה נושא הכנס. נסיון רב שנים בהפקת כנסים מלמד כי המסגרת הטובה ביותר להצלחתו של הכנס היא בצורה מסויימת וכדאי שתאמצו אותה אותה ולא תבנו לעצמכם לוז משלכם רק בגלל שאתם לא מנוסים בהפקת כנסים.

 

המסגרת הקבועה שעובדת ומוכיחה את עצמה בהפקת כנסים היא כזו. התכנסות בשעה מסויימת באולם הכנסים והגשת אוכל קל, אפרטיפים ושתיה והזדמנות למינגלינג חופשי של המוזמנים לכנס.

כדאי לתת את הזמן לכך בין חצי שעה לארבעים וחמש דקות. חשיבות ההתכנסות החופשית הזאת היא רבה, בה נוצרים קשרים חדשים, נערכות פגישות מזדמנות ומעמיקים יחסים ישנים. זו הזדמנות ליצור יחסי קרבה מקצועיים ולרכוש קולגות חדשים, להחליף כרטיסי ביקור ולשמוע בשיחות חופםשיות על מיזמים ותוכניות.

 

אחרי הזמן החופשי חשוב לתת תכנית עיקרית שתהווה את גוף האירוע. לכל הפקת כנסים יש תכנית בסיסית והיא התוכן העיקרי לשמו התכנסנו. חשוב לתת את התוכן הזה לאחר הזמן החופשי כדי לקבץ את כל האורחים יחד ולרכז אותם סביב הרצאה, מצגת או מופע כזה או אחר.

 

על התוכן הזה להיות בזמן מוקצב של לא יותר משעה. ניתן לעשות הפסקה לאחר שעה ולגשת לאוכל ולזמן חופשי ולהמשיך אותו אחרי ההפסקה או לסיימו לאחר שעה ואחר כך לתת כחצי שעה זמן לדינמיקה קבוצתית או לזמן אישי של בחרי הכנס לשאלות, הודעות או אמירות מול כל האורחים. חלק זה חייב להיות דינמי וענייני

 

בסוף החלק השלישי רצוי לת עוד מעט זמן לאחרוני האורחים שמעונינים לדבר זה עם זה ולסכם ביניהם דברים אחרי הכנס, ולא לסגור את שערי הכנס מיד בתום התוכנית.

 

הפקת כנסים ניתן לעשות גם לבד אם שומרים על הכללים או החוקיות המנצחת, כך שכל הפקת כנסים תצליח.

חיי החברה של העובדים -אירוע חברה

gallery_img_NeYQov1onjaGiSSQ

בכל חברה גדולה יש מספר אירועי תרבות וחברה בכל שנה. כדי לתכנן אירוע חברה שיתאים היטב לעובדים ולרוח החברה עצמה יש לדעת מספר כללים שיעזרו לכם לתכנן את האירוע חברה המושלם.

 

כלל מספר אחד הוא, להבין מי הם המבלים באירוע חברה זה ולהתאים את האירוע אל הקהל.

לפעמים אנחנו מתלהבים בתכנון כי היה לנו רעיון מדהים לאירוע חברה שכולל אלכוהול ודי ג’יי מאמסטרדם אבל למעשה רב העובדים הם בשנות השישים לחייהם ורובם יעדיפו ערב שירה בציבור ויין לבן מעורבב עם סודה.

אז מפו את קהל העובדים, הכירו אותו והבינו את הסגנון והצרכים שלו לפני שאתם מתכננים אירוע חברה.

 

כלל שני,כשהבנתם מיהו קהל היעד ומהו הסגנון המועדף עליו אל תלכו על הרעיון הבנאלי הראשון שעולה לכם לראש. אירוע חברה הוא אינו דבר שבשגרה וכדאי לעשות משהו מיוחד וייחודי שיתן חיות ויפיח רוח טובה בעובדים. נסו להתעלות על עצמכם ולהפעיל את הדמיון, היו יצירתיים ואפילו אם צריך להמציא את הגלגל נסו לעשות זאת בהפקת רעיון שלא היה עוד.

אם הרעיון הראשון שקפץ לכם לראש היה ערב שירה בציבור, נסו לחשוב על משהו מדליק יותר באותו הסגנון. למשל ערב שירים בסגנון כוכב נולד או דה וויס, כשהעובדים הם המתחרים ועוברים אודישנים והסגל של החברה יכול להיות חבר השופטים, פרסים ותמריצים יעשו את הכל מעניין יותר.

 

הכלל השלישי הוא להתאים את האירוח לאורחים. האוכל הוא דבר חשוב מאוד באירוע חברה ורצוי שיהיה גם לטעמם של הסועדים. כך שאל תבחרו מיד מגשי סושי כי זה מגניב ומיוחד, כי יתכן שקהל היעד של אירוע חברה זה הם גברים מחוספסים בשנות ה50 לחייהם שיעדיפו דווקא קבבים סיגרים ושאר מיני פסטלים שאפשר לטבול בטחינה ואם תגישו להם בערב חברה סושי הם פשוט ישארו רעבים.

 

הכלל האחרון והחשוב ביותר, הוא ליצור אירוע חברה שיהיה בו עניין. לא רק להזמין את העובדים ולתת להם אוכל טעים, צריך גם תוכן איכותי ומתאים. אם החלטתם על משהו הומריסטי ביחרו את הטוב ביותר, אם החלטתם על הרצאה, הקשיבו קודם לכן למרצה ובדקו שהוא מצליח לרתק.

 

אירוע חברה זה תלוי בכם ובצעדים שתעשו בתיכנונו, קחו אחריות אבל גם אומץ ותהנו מהדרך.