Posts Tagged “מרכז כנסים”

אולמות אירועים במרכז – הטור החדש

wedding-rings-251290__180

לקראת פתיחת עונת החתונות הקרבה ובאה, ביקשו ממני בעריכת העיתון לכתוב על אולמות אירועים במרכז. הרעיון של הכתבה היה לכתוב על אלו אולמות אירועים במרכז יש, מה מאפיינים כל אחד מהם, מה החסרונות של כל אחד מהם ואם יש איזה שהוא פרט פיקנטי לגביהם. על מנת שהכתבה שלי לא תיראה כמו רשימת מכולת, החלטתי להתמקד רק באולמות אירועים גדולים אשר יש להם בדרך כלל הרבה יותר אמצעים ליצור פרסום שלא תמיד מגלה את כל האמת לגביהם

ראשית איתרתי את חמשת האולמות המוכרים ביותר אז יצרתי סוג של תעודת זהות לגבי כל אחד מהם: מתי הוקם, מי הבעלים שלו, מה הכתובת שלו, מה כמות האנשים שיכול להכיל ומה הקייטרינג שעובד איתו. אחר כך פניתי לחסרונות: האם יקר מאוד, האם מגביל מבחינת התקשרות לגבי קייטרינג, די.ג’יי, צלם או כל ספק אחר והאם יש בעיות חנייה או בעיות פקקים בהגעה אליו. אחרי שסיימתי עם הפרטים האלו ניסיתי למצוא סיפורים פיקנטיים על כל אולם. האם היו לו הליכים משפטיים? האם יש איזה שהוא ידוען שהתחתן שם? או כל פרט נוסף

בסופו של דבר החלטתי לערוך את הכתבה עם מספר משפטים קצרים על כל אולם ולרשום שורה תחתונה: למה כן ולמה לא. לא ראיתי טעם להתחיל לכתוב מאמר ארוך על כל אחד מהאולמות אירועים במרכז. בלאו הכי לאולמות אירועים במרכז יש יתרון על פני אולמות אירועים שאינם במרכז. באיזור המרכז מתגוררים רוב האנשים במדינה ולכן אולמות אירועים במרכז נהנים מכמות גדולה מאוד של לקוחות באופן תמידי

יתרה מכך, בגלל שבחרתי לכתוב על חמשת האולמות אירועים במרכז הגדולים ביותר לא היה כל חשש של פגיעה במוניטין שלהם או בכך שיפחתו להם הלקוחות. בלאו הכי מדובר על כתבה במדור בידורי אשר מטרתה לי ליצור יריית פתיחה לעונת החתונות שבאה עלינו לטובה. אחרי שסיימתי את הכתבה העברתי אותה לאישור הבוסית שלי על מנת שתחווה דעתה. היא מאוד אהבה את הכתבה ומיד העבירה אותה לעורך לטוב עריכה ואז לפרסום בגיליון הבא שייצא.

הפקת כנסים – הפעילות שלי

gallery_img_83BUSvqxkZj94c4W-1-300x200 (2)

אני עובדת בחברה שלי במשך חמש עשרה שנה. מאחר ויש לי ילדים קטנים לא רציתי להחליף מקום עבודה משום שבעלי איש צבא ולרוב אני צריכה להיות עם הילדים לא רציתי לקחת סיכונים של הרפתקאות חדשות של ההכנה המרכזית שלי אבל פרויקטים לשעות אחר הצהריים היו פתרון נהדר בעיניי לתחושה של מיצוי עצמי והתקדמות. מאחר ואני צריכה להעסיק את הילדים שלי לאחר הלימודים שלהם ואני לא רוצה שישבו כל היום מול המחשב, הטאבלט והטלוויזיה, החלטתי לרשום אותם לכל חוג אפשרי במתנס השכונתי. אחרי שהייתי ממתינה להם שעות במתנס שמתי לב שהוא מנוהל ממש לא טוב בכל הקשור להפקת כנסים שמתנהלים בו והחלטתי להציע את שירותיי

אמנם לא עסקתי בהפקת כנסים הרבה שנים אבל זה כמו רכיבה על אופניים – ברגע שאתחיל זה יזרום מעצמו – לפחות כך קיוויתי. ניגשתי למנכל המתנס וביקשתי לשוחח איתו בנוגע לתחום של הפקת כנסים במתנס. הוא שאל מה יש לי להציע ואמרתי לו שאני רוצה להפיק את הכנסים במתנס. בלאו הכי הילדים שלי כל הזמן נמצאים שם אז אוכל להעסיק את עצמי בזמן שאני מחכה להם בחוגים. הוא אמר שההצעה מאוד מעניינת והוא צריך לבדוק את הנושא עם שאר חברי ההנהלה ושיחזיר לי תשובה. הוספתי עוד לפני שהסתיימה הפגישה שלנו שתחום הפקת כנסים הוא תחום חשוב מאוד לשיווק המתנס והבאת עוד לקוחות ועוד אנשים להירשם לחוגים והצגות שמתקיימים בו ושייקח את הנושא הזה בחשבון. אחרי שלושה ימים צלצל אליי מנכל המתנס ושאל מתי אני רוצה להתחיל לעבוד

קפצתי מרוב התרגשות ואמרתי לו שמבחינתי אני מוכנה להתחיל מיום ראשון. סיכמנו שאתחיל בהפקת כנסים קטנים יחסית על מנת לראות איך אני משתלבת ושלאט לאט אקבל פרויקטים יותר ויותר גדולים. העבודה של הקפת כנסים צריכה להיות בנויה בשלבים ולא בבת אחת להפיק כנסים גדולים מדיי משום שהסיכון הוא שהם יהיו כישלון חרוץ בשל חוסר ניסיון ואז יהיה מאוד קשה לתת הזדמנות לפעם נוספת כי רושם ראשוני הוא מאוד חשוב במקרים כאלה ולכן עדיף להתחיל באירועים קטנים

אולמות כנסים – איך בוחרים? המדריך

cake-544725_960_720

אולמות כנסים לא חסר וכדי לבחור את האולם הטוב ביותר בשבילכם צריך לעבור תהליך שיתבצע בקפידה תוך התחשבות בפרטים הקטנים ביותר שיתנו מענה לצרכים הגדולים ביותר. מיקום, מס’ אולמות, סוג הכיבוד והאוכל, המחיר ועוד…

אז במה צריך להתחשב?
בראש ובראשונה בררו עם מרכז הכנסים האם הוא יכול לספק לכם מספיק אולמות בתאריכים שבחרתם, תמיד עדיף לבחור תאריכים שבהם לא מתקיים שום אירוע באולמות בכנסים חוץ משלכם כך תוכלו להבטיח שכל תשומת הלב של בעלי האולם תהיה כלפיכם.

מתקנים וציוד נלווה
בדקו מהם הצרכים שלכם, וודאו עם בעלי האולם מה בדיוק הם מספקים ולמה אתם תצתרכו לדאוג, יש לקחת בחשבון שבאולמות כנסים לא תמיד יש את כל הציוד הנדרש ולפעמים צריך להוציא הוצאות נוספות על מחשבים נוספים, מקרנים, תאורה מסויימת, מערכת בגברה וכדומה..

כיבוד ואוכל
אחרי שאתם יודעים כמה אנשים הולכים להגיע מתוך כמות המוזמנים צריך לדאוג לאוכל שיהיה שיעמוד בציפיות וירגיע את הבטן של הנוכחים כאשר הנואמים יעלו לדוכן. כאשר אתם דואגים לשירות הסעדה, בררו האם בעל האולם דואג לזה או שאתם צריכים להביא חברה חיצונית, אם כן בררו האם האולם מציע שירותי מצלרות או לא.

בקרו באולמות כנסים שונים עד שתמצאו אחד שימצא חן בעיניכם. אל תתפשרו על אולמות קטנים ולא ראויים. בדקו את דרכי ההגעה, שיהיה קל לאורחים להגיע, עשו סיבוב בשירותים של המקום, בחוץ ובפנים. התרשמו מהמקום כאילו הייתם אורחים בכנס בעצמכם. אם אהבתם את מה שראיתם תתקדמו לסגירת התנאים וחתימת חוזה.

טיפ חשוב: כאשר אתם מתכננים את סדר היום, חשוב מאוד שתשאירו את הנוכחים מרוכזים ומעוניינים במה שיש לנואמים ולמרצים להגיד. עשו זאת ע”י בניית ציפיה לפני כל נואם ונואם. חלקו את הנואמים שיוצרים הכי הרבה עניין ופזרו אותם באופן מושכל לאורך לוח הזמנים כך שלא יוצר מצב שהנואמים ה”מעניינים” יותר ינאמו בהתחלה ובשאר היום ינאמו נואמים מעניינים פחות.

לאחר שסגרתם אחד מבין אולמות הכנסים הרבים וסידרתם כל מה שצריך מבחינת ציוד, כיבוד וכל השאר. אל תשכחו לייצר עניין אצל האוחרים העתידים להגיע. בין אם זה בצורה שיווקית כלפי חוץ במקרה של לקוחות ובין אם זה בצורה שיווקית עדינה יותר כלפי העובדים שבתוך החברה אם הם המבקרים בכנס.

מרכז כנסים – ציר מרכזי

gallery_img_npfqwkfxwy5mvY96

 

עולם ההפקות היה אהוב ומעניין עבורי מאז ומעולם. תמיד אהבתי את הקונספט שאני יכולה לארגן אירוע שישמח אחרים ועוד להפוך את זה לפרנסה – ממש עסקת חבילה של שניים באחד. אחרי הרבה שנים שהייתי מפיקה אירועים עבור חברות ואז אפילו שכרו את שירותי לעבוד בתוך החברות על מנת להפיק להן אירועים, החלטתי שאני רוצה לפחות מרכז כנסים שבמסגרתו אוכל לקיים את האירועים. רציתי שיהיה לי מקום משלי, מרכז כנסים, שבו יוכלו חברות שונות להתקשר איתי ואפיק עבורן את האירוע כך שתהיה לי שליטה טובה יותר על המקום. עבור החברות השונות העובדה שיהיה מרכז כנסים בבעלותי היא מצוינת משום שאז הן יידעו שהאירוע מטופל לעילא ולעילא, ללא כל בעיה משום שאני בעלת המקום

התלבטתי איפה אני רוצה להקים את מרכז הכנסים שלי והחלטתי להקימו בגבול שבין רעננה לכפר סבא. בגלל שמדובר על ערים באזור השרון ולא באזור תל אביב, הרבה מהפקקים הפוטנציאליים נחסכים. יתרה מכך, בגלל שמרכז הכנסים יהיה באזור השרון תהיה פחות בעיה של חניה, עמידה ארוכה בתור וחוסר נוחות אשר מוכרת היטב למי שמגיע לפגישות או אפילו מתגורר בתל אביב. החלטתי להקים מרכז כנסים לאירועים עד מאתים וחמישים אנשים. רציתי שתהיה האפשרות לארח כמו גדולה של אנשים אבל שזה לא יהפוך להיות משהו ענק אשר לא יתאים לרוב סוגי הכנסים שמתקיימים במרכז הארץ אשר מונים לרוב מאה עד מאה וחמישים אנשים. בנוסף, רציתי שהמרכז כנסים תהיה אופרציה שאצליח לתפעל לבד ולא אהיה נתונה לחסדיהם של אנשים נוספים

בסופו של דבר סגרנו חוזה עם מקום למשך חמש שנים עם אופציה להארכה של חמש שנים נוספות. היה לי ברור שמדובר פה על התקשרות ארוכה ולא היה צורך לחתום על חוזים קצרי טווח אשר יפריעו להתקשרות העסקית. אחרי שסגרתי פניתי לחברת קייטרינג שרציתי לעבוד איתה באופן שוטף וכך לחסוך לעצמי בעיות באיתור חברת קייטרינג כל פעם. מיד לאחר מכך פניתי למשרד יחסי ציבור על מנת שיתחילו בפרסומות ושיווק של המרכז כנסים החדש שעתיד להיפתח עוד מספר חודשים

הכנס השישה עשר -מרכז כנסים

gallery_img_RArBeeQwoh800nVE

אנחנו חברה גדולה שעושה הרבה כנסים לעובדים שלה ולקולגות במקצוע.

 

מכיוון שאנו מפיקים כנס לפחות פעם בחודש, חיפשנו מרכז כנסים שיהווה עבורנו בסיס ובית.

 

חיפשנו מרכז כנסים שיהיה קרוב למשרדי החברה ובו נוכל להפיק באופן קבוע את הכנסים שלנו.

 

כשאר יצאנו לחיפוש מרכז כנסים מתאים, הרגשנו כאילו אנו בוחרים אולם אירועים לחתונה שלנו ואולי אפילחו יוצתר מכך.

מכיוון שאין אנו מחפשים מרכז כנסים לאירוע חד פעמי, אלא מעוניינים בבסיס קבע, מרכז כנסים שיהווה עבורנו בית חם לכל כנס שרק נרצה להפיק.

היה לנו חשוב שמרכז כנסים שנבחר יענה על ציפיותינו.

ישבנו וחשבנו מהן הציםפיות שלנו ממרכז כנסים שישרת אותנו בשנים הקרובות באופן קבוע וערכנו רשימה.

 

היה לנו חשוב שיהיה זה מרכז כנסים בקרבה גאוגרפית למשרדי החברה. כדי שיהיה נגיש לכלל העובדים והעינות תהיה רבה בין עובדי החברה היה חשוב למצוא מקום במרכז הארץ.

 

הדבר השני שחבנו עליו היה מרכז כנסים זמין שיהיה פנוי עבורנו לפחות אחת לחודש ואם נצטרך גם מעבר לכך שנוכל להכניס עוד כנס בהתראה קצרה ולא להמתין חודשים עד שיתפנה מקום.

 

מרכז כנסים שיתן לנו עדיפות היה עיקר ציפיותינו.

 

הדבר הנוסף והחשוב בחפשנו אחר מרכז כנסים מתאים , היה שהמקום יהיה מקצועי ולא רק מקום פםיזי, שיהיה בו צוות עובדים מקצועי ונכון לעבודה קשה וקפדנית. מקום שיקפיד על כל החוקים והכללים של הפקת כנסים, כדי שאנו נוכל להפיק דרכם את הכנסים המוצלחים ביותר.

 

היה לנו חשוב גם המראה של מרכז הכנסים. חיפשנו מקום שלא יהיה בנאלי וישדר שיעמום וכבדות, שלא יהיה בעל סגנון מנוכר או מבוגר מדי.

אחרי הכל רב העובדים שלנו הם בטווחי גילאים צעיר וחושב לייצר עבורם סביבת עבודה מתאימה שהיא מרעננת, חדשנית תוססת וצעירה.

 

חשוב היה לנו גם לבחור במקום שיגע לחדש ולהתחדש. כיוון שאנו נערוך בו כנסים באופן קבוע, רצינו מקום שידע להתלבש בכל כנס בבגדים חדשים ומגוונים. שידע לייצר אוירות שונות בהתאם לצרכי הכנס ובכל פעם להמציא את עצמו מחדש.

 

לאחר שעשינו את כל הרשימה הארוכה הזאת, הדרך היתה פשוטה וישירה ומצאנו בדיוק את המקום המושלם למרכז כנסים קבוע.